Добрый день, друзья.

Сегодня я расскажу как мы сократили время согласования и подписания комплекта документов по выполненным строительным работам в три раза. В комплект документов входят: КС-2, КС-3, Накопительная ведомость, Счет-фактура, Счет.

Описание проблемы

Процесс согласования и подписания документов занимает продолжительное время. Сначала подрядчик готовит комплект документов и отправляет курьера. Сотрудники отдела документооборота сканируют полученные от курьера документы и запускают на согласование в системе 1С. Затем согласующие лица проверяют документ на наличие ошибок. Ошибки бывают разные, но самые частые — это ошибки округления в суммах, ошибки в датах отчетного периода и ряд других мелких, но досадных ошибок.

Если согласующие лица обнаруживают ошибку, они отклоняют документ в 1С. Процесс повторяется заново: подготовка, доставка, сканирование, согласование. За каждым согласующим закреплена зона ответственности. Случается так, что один проверил свою часть, нашел ошибки и отклонил документ. Подрядчик привез новый комплект. Другой согласующий проверил другую часть, нашел ошибки и процесс повторяется. Таким образом, подрядчик мог 5-6 раз привозить новый комплект документов и каждый раз: сканировали, согласовывали, находили ошибки…

Процесс схематично можно изобразить так:

Если упрощенно, то так:

Проанализировав время согласования документов, построив «клиентский» путь нашего подрядчика, мы поняли: нам нужно изменить подход.

Оптимизация процесса. Подход первый.

Логика была простой: если в документе обнаружено хоть одно замечание, то мы его точно будем согласовывать заново. Но чтобы не ходить по кругу, мы решили не отклонять документ на первом согласующем, а проверять на наличие ошибок всеми согласующими и только после этого отклонять. Т.е. все согласующие должны были один раз отработать замечания, подрядчик один раз привезти новый комплект. Комплект без ошибок? Подписываем, платим.

Новый процесс:

Если упрощенно, то так:

Гладко было на бумаге…

Согласующие не смогли перестроиться на доскональную проверку документов и все равно выдавали замечания порциями. Не все подрядчики смогли качественно отрабатывали замечания, особенно трудно им было победить округление копеек в суммах. Начали думать дальше.

Личный кабинет подрядчика

Дальнейшая логика была следующей: если подрядчик ошибается с копейками при подготовке документов в Excel, то дадим ему инструмент, который бы работал аналогично нашему инструменту в 1С. Чтобы он проставлял только количество выполненных работ через форму подбора и комплект документов формировался самостоятельно.

Набросав Видение продукта, реализовали первую MVP и потренировались на одном из подрядчиков. Мы исключили ошибки округления, но другие категории ошибок остались, например, некорректно заполненное поле «Отчетный период». Результат нам понравился, но подрядчик использовал систему только для подготовки и распечатывания документов, а хотелось большего.

Форма подбора работ для КС-2:

Дальше мы сделали, чтобы подрядчик собственноручно формировал документы в нашей 1С, затем мы проверяли и согласовывали их, печатали и подписывали. Мы включили подрядчиков в процесс согласования и теперь Бухгалтер мог напрямую запросить у подрядчика исправления данных в процессе согласования. Подрядчик видел в своем кабинете запрос от нашего согласующего и исправлял ошибку, комплект документов обновлялся и мы тут же видели корректные документы.

С помощью Личного кабинета мы добились существенного ускорения процесса подготовки и согласования документов и снизили нагрузку на сотрудников заполняющих документы в 1С. Но остро встал вопрос: как подписывать документы? Комплект документов мы согласовали, но что если подрядчик привезет другой комплект? Другие цифры, другие работы… Кто должен это все проверять? Решили что печатать комплект будем мы и нанесем какой-нибудь знак: QR-код или штрих код. Но любой напечатанный знак можно подделать. Тогда решили вызывать ответственных от подрядчика для подписи документов у нас. Это было решение, но не самое лучшее…

Электронно-цифровая подпись

В компании на тот момент уже был внедрен Юридически значимый электронный документооборот, но нас останавливало отсутствие у нашего оператора формализованных документов для КС-2, КС-3 (Приказ ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155) и мы решили восполнить этот пробел.

Совместно с нашими партнерами из ДИАДОК, мы разработали формы для КС-2 и КС-3 и реализовали механизм шаблонов для модуля интеграции 1С. Механизм шаблонов позволил нам не думать о том, что подрядчик пришлет какие-то свои варианты документов: он подписал и прислал ровно то, что мы согласовали.

После внедрения ЭЦП, мы убрали последние проблемы: скорость подписания и соответствие согласованных документов подписанным. Также мы сократили накладные расходы на бумагу, курьеров, оргтехнику.

Немного цифр, которые мы заботливо выгрузили в Power BI для контроля за динамикой.

1. Скорость: среднее время согласования Личный кабинет подрядчика (ЛКП) против бумажных документов. Оцените во сколько раз быстрее.

2. Динамика перехода: количество документов, оформленных через ЛКП помесячно.

3. Электронные документы: Как электронные документы вытесняют бумажные:

Результаты

• Время согласования и подписания документов сократилось в три раза;
• Перешли на безбумажный документооборот с подрядчиками и сократили затраты на деятельность, не создающую ценность: визиты курьеров, сканирование, печать и т.д.;
• Первыми реализовали отраслевые стандарты КС-2, КС-3 в ДИАДОК. Теперь этим может пользоваться вся строительная отрасль;