Друзья, все меняется. Жизнь становится все быстрее и стремительнее. Одно в нашей стране неизменно — бумага! В этой статье хочу поделиться своим опытом внедрения юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) в одной крупной компании.

Сразу хочется предупредить, что статья не претендует на всеобъемлющее описание ЭДО, законов, актов, судебной практики и т.д. Статья также не описывает порядок применения ЭДО в кадровом учёте, речь о первичных бухгалтерских документах и договорах.

Итак, вы решили перейти на ЭДО. Для начала необходимо определиться с типами документов, которыми вы планируете обмениваться с контрагентами.

1. Выбор типов документов для обмена

Все документы ЭДО бы условно разделил на три крупных группы.

1. Формализованные по закону (утвержденный формат ФНС).

Эти документы описаны в статье 169 Налогового кодекса РФ:
«Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.»

Их особенность в том, что это не просто сканы или файлы excel, это структурированные файлы в формате xml. Причем формат файла строго установлен ФНС РФ.
Ещё одна особенность: такие документы можно передавать только через оператора ЭДО, т.е. третье лицо. Остальные документы можно подписывать и передавать без оператора. Обратите на это особое внимание.

Список формализованных документов:

• Счет-фактура
• Корректировочный счет-фактура
• Исправленный счет-фактура
• Исправление корректировки счета-фактуры
• Универсальный передаточный документ
• Универсальный корректировочный документ
• Исправленный универсальный передаточный документ
• Исправленный универсальный корректировочный документ

2. Формализованные по рекомендации ФНС (рекомендованный формат ФНС)

Это документы, которые желательно передавать в виде xml. Существует три приказа, устанавливающих формат:

• Приказ ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@;
• Приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ (действует до 01.07.2017);
• Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Вообще, передавать такие документы можно и неформализованными, но если придёт проверка ФНС, то они могут потребовать распечатать все неформализованные акты и завизировать их у генерального директора. Такое вот принуждение к машиночитаемым форматам от ФНС…

К таким документам относятся:

• Акт приемки-сдачи работ (услуг)
• Товарная накладная (ТОРГ-12, код формы по ОКУД 0330212)
• Также могут быть отраслевые документы, например, КС-2 в строительстве и т.д.

3. Неформализованные документы

Остальные документы можно подписывать и передавать как электронные файлы word, excel и т.д. как через оператора ЭДО (третью сторону) так и напрямую между собой.

Некоторые операторы ЭДО также выделяют полуформализованные документы. Объясню на примере договора: это файл word, который оператор дополняет полями номер, дата, сумма. По закону это необязательно.

С типами документов определились, далее необходимо выбрать оператора ЭДО.

2. Выбор оператора ЭДО

Полный перечень операторов ЭДО представлен на странице ФНС. Список довольно обширный, но крупных игроков там едва наберется два десятка. На выбор оператора ЭДО влияют несколько факторов. Я расположил их в порядке значимости для меня:

1. Доля рынка ЭДО.

Это один из самых значимых факторов. Дело в том, что каждый оператор имеет свой собственный формат обмена данными и если ваш контрагент использует другого оператора ЭДО, то начинаются сложности с настройкой роуминга и корректности передачи файлов формализованного формата xml. Соответственно, чем больше доля рынка (по количеству активных юр.лиц), тем больше ваших контрагентов будет работать с этим же оператором. Совет: выберите топ-30 ваших контрагентов по количеству документов и узнайте у них каким оператором ЭДО они пользуются.

2. Возможность роуминга с другими операторами.

Как уже было сказано выше, если у вашего контрагента другой оператор ЭДО, то необходимо настроить роуминг. Но опция роуминга работает не между всеми операторами. На этой странице есть подробная информация о возможности роуминга между операторами: http://росэу.рф/roamingstatep2p/

3. Стоимость

Немаловажный фактор, для некоторых компаний он может быть определяющим. У многих, если не у всех, операторов принцип примерно одинаковый: чем больше документов передашь, тем дешевле один документ. С прайсами операторов можно ознакомиться на их сайтах.

4. Возможность интеграции с вашей учётной системой.

Так как формализованные документы вручную формировать очень трудно (да и зачем делать двойную работу), нужно убедиться что у оператора есть как минимум API, а в лучшем случае готовый модуль интеграции с вашим продуктом.

5. Техническая поддержка

Ну тут все понятно. Должна быть удобная, быстрая и квалифицированная линии поддержки с хорошим SLA. Иногда нужно срочно подписать документ и что-то не получается…

6. Прочее

К прочему я бы отнес удобство самой программы.
Наличие мобильного приложения с возможностью облачной подписи с проведением по смс. Удобно, когда генеральный директор может в любой момент подписать документ, даже находясь на другом краю земли.
Возможность согласования документов внутри программы ЭДО.

Список можно продолжать бесконечно. Этих факторов должно хватить для выбора оператора.

Итак, мы выбрали оператора. Дальше необходимо составить внутренний регламент и закрепить его приказом по организации.

3. Составление регламента по ЭДО.

В регламенте по ЭДО можно закрепить следующие пункты:

1. Возможность применения ЭЦП: с какими видами контрагентов и при каких условиях можно подписывать какие виды документов. Например, некоторые компании рассылают свой вариант договора при отправке приглашения к обмену документами. Юристы ДИАДОК утверждают что этот документ можно и не подписывать, т.к. ответ на приглашение уже является подтверждением намерения. Но в договоре можно закрепить другие важные вещи, например, формат обмена документами, но об этом чуть позже.

2. Перечень лиц, подписывающих документы.

В этом разделе можно закрепить зоны ответственности операторов ЭДО. Какие документы должны подписывать какие операторы: по видам, филиалам, контрагентам. Возможно выделение внутригрупповых документов и подписание их одними и теми же операторами.

3. Изменение процессов.

В данном разделе можно описать как изменятся процессы запуска электронных документов, процессы подписания, маршруты согласования и т.д.

4. Изменение порядка хранения документов.

Отказ от бумаги несёт вопрос: а где и как хранить подписанные документы. По закону (вставить ссылку) необходимо хранить не только на серверах оператора ЭДО, но и на своих. Причем не только представление документа с факсимиле, а архив с ЭЦП, документами, подписанными ЭЦП, протоколами и остальными сопутствующими документами.

5. Перечень документов, подлежащих подписанию с помощью ЭЦП.

В данном разделе необходимо описать исчерпывающий перечень типов документов, которые переводятся на электронное подписание. Мы дополнительно разделили документы на внутригрупповые и прочие. Возможно деление на структурные подразделения, филиалы и т.д.

Регламент написали, приказом закрепили, что дальше? Дальше получаем квалифицированные электронные подписи.

4. Получение ЭЦП

Электронные подписи нужно получать в специальных аккредитованных удостоверяющих центрах. Список можно найти на сайте Минкомсвязи.

Подписи нужно получить на генерального директора и всех подписантов про доверенности. Подписи выдаются на определенное время. Одна подпись стоит в районе 3000 рублей. Плюс для работы нужен ещё КриптоПро на каждую машину, с которой будут подписываться документы. Заложите в бюджет:)
После получения подписей можем переходить к следующему шагу — внедрение электронного документооборота.

5. Внедрение ЭДО

Самое простое, с чего можно начать внедрение ЭДО, это входящие документы и исходящие неформализованные документы. Часто у операторов ЭДО есть браузерный вариант личного кабинета, откуда можно получать входящие и загружать исходящие. Процесс происходит очень просто: логин по ЭЦП, дальше для входящих либо подпись по кнопке, либо отказ в подписи с причиной. Для исходящих неформализованных: загружаем файлы, выбираем контрагента, нажимаем подписать и отправить. Ждем подписания с другой стороны.

Остаются формализованные исходящие документы. С ними проблема одна: их надо формировать в виде xml, а это вручную делать крайне затруднительно.
Поэтому следующий шаг: интеграция оператора ЭДО в свою систему документооборота или бухгалтерскую программу или ERP (нужное подчеркнуть).

У крупных провайдеров есть готовые механизмы интеграции для распространенных версий ПО: 1С, SAP, Microsoft Dynamics AX. При этом нужно учесть эти модули интеграции могут поставляться за отдельную стоимость, причем стоимость может быть по модели подписки.

Пример интеграции 1С:Бухгалтерии и одного крупного оператора ЭДО

Покупаем модуль интеграции за 12000 (цена на октябрь 2018г.). Модуль представляет из себя одну внешнюю обработку. Загружаем эту обработку через справочник Дополнительные отчеты, обработки. Можно также подключить расширение, чтобы отправлять документы прямо из документов 1С (каламбур!), не открывая даже эту обработку.  После этого нужно настроить параметры: выбрать организацию, какие форматы отправлять, сопоставить контрагентов с которыми вы уже обмениваетесь с контрагентами в 1С. На этом работа по интеграции завершена.

Настроив интеграцию, вы можете не только принимать, но и отправлять формализованные документы (УПД, Счет-фактуру и т.д.).

6. Сколько стоит?

Поговорим о самом интересном — о деньгах.

Нужно будет потратиться на:

1. Получение квалифицированной электронно-цифровой подписи — от 600 руб. в год
2. КриптоПро -от 1200 руб. в год
3. Пакет документов — от 3 рублей за исходящий документ.
4. Может браться плата за аккаунт — 500 руб. в год. Не у всех операторов.
5. Может браться плата за определенный пакет  — 6000 руб. в год. У некоторых операторов такого нет и они тарифицируют только фактически отправленные документы.
6. Модуль интеграции — от 10000 руб. в год на организацию. Обратите внимание что если организации в одной базе 3, то модуля придется купить тоже 3.

По-моему, ничего не забыл. Считайте сколько будет стоить для Вашего документооборота.

На мой взгляд, любая цифра будет гораздо выгоднее курьеров, бумажного архива, потерянных документов, потерянного времени и прочего, прочего, прочего.

7. Плюсы, минусы

Давайте попробуем описать плюсы и минусы от внедрения юридически значимого электронного документооборота.

Плюсы:

• Не нужно курьеров
• Не нужен бумажный архив
• Время подписания — считанные минуты
• Нет потерянных документов
• Автоматическое заполнение актов (если прислали в формализованном виде)

Минусы, конечно же тоже есть, куда без них

Минусы:

• Приходится воспитывать контрагентов, когда они присылают неправильные форматы документов. Например, УПД в виде PDF файла. Или требуют двухсторонней подписи счета.
• Невозможно подписать документы задним числом
• Неформализованные акты могут не понять в ФНС и попросить распечатать документы с заверением
• Годовые подписки, если много организаций. Их приходится бесконечно продлять…

Наверняка есть еще что-то, чего я не учел. Пишите в комментариях:)

И в заключение…

Надеюсь, у меня получилось комплексно рассказать о внедрении ЭДО в организации. Все это я написал с корыстной целью: вдруг нам с вашей организацией в скором времени придется взаимодействовать, а Вы уже к тому времени уже внедрите ЭДО и мне не нужно будет ходить с бумажками и договариваться о всяких курьерах и т.д.

Всех своих подрядчиков я медленно, но верно пересаживаю на ЭДО. И знаете что? Они меня благодарят: «Как же мы раньше без этого работали, это так удобно!»

Переходите и Вы!